Annick Alders – Cautius
Laat uw ene hand niet weten wat uw andere doet, geldt niet enkel als Bijbels voorschrift maar zou ook een leitmotiv kunnen zijn voor vertrouwenspersonen die hun mandaat met een andere functie in de onderneming combineren. De verschillende vormen van loyauteit en vertrouwen die met elke functie komen creëren immers een complexe dynamiek. We bekijken wat de taak van de vertrouwenspersoon precies inhoudt, welke functies beter niet gecombineerd worden en hoe te handelen als de vertrouwenspersoon dan toch twee petten draagt.
Meer vertrouwenspersonen
Sinds 1 december 2023 is elke werkgever met minstens 50 werknemers verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen. Een stap in de goede wetgevende richting, zij het dat het effect van deze maatregelen toch enigszins genuanceerd moet worden. In België heeft namelijk 97,27% (!) van de werkgevers minder dan 50 werknemers in dienst[1]. Een copernicaanse revolutie betekent deze wetgeving dus niet. Dat er intussen wat bijkomende vertrouwenspersonen werden aangesteld blijft evenwel een goede zaak. Toch hebben vertrouwenspersonen zelden de luxe om hun mandaat voltijds uit te oefenen en combineren ze dit dikwijls met een andere dagtaak, niet zelden als preventieadviseur of als HR-medewerker.
Vooraleer de werkgever deze personen aanspreekt als kandidaat voor het mandaat, overweegt elk van hen toch best even of deze combinatie het welzijn van zowel de vertrouwenspersoon als de bredere organisatie vooruithelpt dan wel ondermijnt.
Wat doet de vertrouwenspersoon in de onderneming?
De vertrouwenspersoon speelt een sleutelrol bij de eerstelijnspreventie van psychosociale risico’s. Een bekwame vertrouwenspersoon die de werking van de onderneming van binnenuit kent, kan het aantal formele psychosociale interventies en dus ook het beroep op de (externe) preventieadviseur verminderen. Dit kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen op het gebied van absenteïsme, verminderde prestaties ten gevolge van verslechterd werkklimaat en kosten verbonden aan de tussenkomst van de preventieadviseur. Bovendien begrijpt de vertrouwenspersoon de interne dynamiek beter dan een persoon van buitenaf en kan hij daardoor sneller reageren. Zijn of haar nabijheid en vertrouwen van de werknemers zijn daarbij essentieel.
De vertrouwenspersoon vervult zowel op individueel als op collectief niveau verschillende taken.
Collectief niveau
- Medewerking aan de ontwikkeling van de interne psychosociale procedures[2]
- Bijhouden van het register van feiten van derden[3]
- Bijwonen van de CPBW-vergaderingen met een raadgevende stem, wanneer de preventie van psychosociale risico’s op de agenda staat[4]
- Verstrekken van geanonimiseerde en collectieve gegevens aan de preventieadviseur voor het jaarverslag[5]
- Minstens jaarlijks verstrekken van gegevens over herhaalde incidenten aan de PAPS (de preventieadviseur psychosociale aspecten)[6]
Individueel niveau
- Uitvoeren van informele psychosociale interventies[7]
- Overleggen met en delen van informatie met de PAPS[8]
- Met uitdrukkelijke toestemming van de verzoeker, informatie delen met de arbeidsarts[9]
Ondanks zijn behoorlijk uitgebreide informatierol, staat de vertrouwenspersoon vooral bekend om de informele psychosociale interventies, waarvoor werknemers bij hem terecht kunnen.
Deze rol omvast die hoofdactiviteiten
- Gesprekken voeren om informatie te geven over de verschillende actiemogelijkheden van de verzoeker en hierbij een luisterend oor bieden
- Interventies doen bij een andere persoon van de onderneming
- Bemiddelen tussen verschillende personen
- Autonomie bij de uitoefening van de functie is cruciaal
Hoe meer autonomie de vertrouwenspersoon geniet, hoe meer vertrouwen hij of zij zal krijgen. Autonomie betekent in deze context dat de vertrouwenspersoon onafhankelijk moet kunnen handelen, zonder instructies van zijn hiërarchische meerdere te ontvangen.[10] . Noch mag hij druk of enig nadeel ondervinden. Dit is vrij logisch. Een vertrouwenspersoon moet als onafhankelijke en neutrale derde kunnen bemiddelen tussen werkgever en werknemer of tussen werknemers onderling. De vertrouwenspersoon mag geen standpunt innemen en niet is niet de verdediger van de werknemer of de werkgever.
Geen leidinggevende functie
De zorg om autonomie noopte de wetgever tot het opleggen van onverenigbaarheden. Naast de onmogelijkheid om een functie als vertrouwenspersoon te combineren met een mandaat in een overlegorgaan, geldt dit ook voor personen die deel uitmaken van het ‘leidinggevend personeel’. Dit wordt verder gespecifieerd als personen belast met het dagelijks bestuur van de onderneming of instelling die gemachtigd zijn of de werkgever te vertegenwoordigen en te verbinden, alsmede de personeelsleden, onmiddellijk ondergeschikt aan die personen, wanneer zij eveneens opdrachten van dagelijks bestuur vervullen.’ (art. 32sexies Welzijnswet).
Belangrijkste kenmerk van deze personen is deelneming aan het dagelijks bestuur. Hoewel in de praktijk niet altijd even eenvoudig, moet dit niet beoordeeld worden in de zin van het vennootschapsrecht, maar beperkt het zich tot de effectieve uitoefening van het dagdagelijkse, zelfstandige en voortdurende bestuur van de onderneming.
Het gaat dus om personen met een grote autonomie in hun handelen. Dit kunnen zowel de personen of organen zijn die de werkgever kunnen vertegenwoordigen en verbinden (niveau 1), als hun direct ondergeschikten die dit niet kunnen, maar toch taken van dagelijks bestuur uitoefenen en binnen hun eigen departement beslissings-, coördinatie- en controlebevoegdheid hebben (niveau 2). Het dagelijks bestuur beperkt zich tot deze twee hoogste hiërarchische niveaus[11]. Er bestaat in de rechtspraak heel wat discussie over de invulling van het begrip en de niveaus. Zo kan de afgevaardigd bestuurder en/of het volledige directiecomité, maar ook de raad van bestuur in aanmerking komen voor het eerste niveau, afhankelijk van wie daadwerkelijk het dagelijks bestuur uitoefent. Het tweede niveau kan dan zijn: de HR director, de legal director, de sales director,… of hun directe medewerkers, voor zover de eerstgenoemde het eerste niveau uitmaken. [12]
In elk geval is de titel die een persoon voert ondergeschikt aan de taken die hij uitvoert en de verantwoordelijkheden die hij binnen de organisatie draagt.
De bevoegdheid om beslissingen te nemen die de arbeidsvoorwaarden kunnen wijzigen en/of een einde kunnen stellen aan de arbeidsovereenkomst is klaarblijkelijk een belangrijke graadmeter voor de bedoelde autonomie[13]. De werknemer kan immers niet geacht worden – soms voor hem belastende – informatie te delen met degene die hem kan ontslaan.
Maar ook anderen kunnen ongeschikt zijn
Naast de strikte onverenigbaarheid met een leidinggevende functie kan het ook zijn dat een werknemer door werkgever en werknemer niet als volledig onpartijdig wordt ervaren. Dit moet geval per geval beoordeeld worden. Te denken valt bijvoorbeeld aan de echtgenote van de algemeen directeur die in de onderneming tewerk gesteld is, maar ook iemand die strikt genomen niet tot niveau 1 of 2 van de leidinggevenden behoort, maar toch te dicht in de buurt komt bij de emanatie van het gezag, vb. een HR Manager. De werkgever moet zich bij het voorstel laten bijstaan door de PAPS en het comité moet de finale afweging op het vlak van vertrouwen en autonomie maken. Is er geen comité, dan moet de vakbondsafvaardiging of een andere afvaardiging van het personeel geconsulteerd worden overeenkomstig art. 52 en 53 van de Welzijnswet.
Wat met de dubbele pet?
Binnen de realiteit van de Belgische ondernemingen combineren vertrouwenspersonen hun rol met andere functies, bijvoorbeeld als preventieadviseur of HR-medewerker.
Sommige combinaties veroorzaken evenwel minder hobbels in het welzijn van de onderneming en de betrokken vertrouwenspersoon dan andere.
De vertrouwenspersoon mag niet zelf kiezen wanneer hij zijn pet van vertrouwenspersoon dan wel deze van gewone werknemer opzet. Dat gaat immers pertinent in tegen de bedoeling van de Welzijns- en Strafwet, met name het garanderen van absolute zekerheid voor de andere werknemers dat wat zij ook meedelen aan de vertrouwenspersoon geheim en vertrouwelijk blijft.
Om dit werkbaar te maken zal de vertrouwenspersoon er zowel voor zichzelf als voor de betrokken werknemer onbetwistbaar moeten voor zorgen dat het heel duidelijk is in welke hoedanigheid het gesprek of de mededeling plaatsheeft.
Hoewel dit niet expliciet verplicht wordt door de regelgeving, lijkt het mij hierbij een gezond uitgangspunt dat de vertrouwenspersoon er bij de minste twijfel moet van uitgaan dat de mededeling gebeurt in het kader van zijn vertrouwensfunctie. Dit zal sowieso het geval zijn voor zaken die buiten het dagelijkse takenpakket van de werknemer liggen als deze niet als vertrouwenspersoon optreedt. De voorzichtige en diligente vertrouwenspersoon vraagt zich dus niet af waarom een melding of gesprek wel onder het beroepsgeheim zou vallen, maar stelt zichzelf best de omgekeerde vraag: waarom zou deze mededeling niet vallen onder het beroepsgeheim?
Ook verschenen in uitgebreidere vorm in Sociale Wegwijzer bij Kluwer
[1] https://economie.fgov.be
[2] Art. I.3-9 Codex
[3] Art. I.3-3 Codex
[4] Art. II.7-25, 5° Codex
[5] Art. I.3-65
[6] Art. I.3-64
[7] Art. I.3-12 Codex
[8] Art. I.3-63 en art. 32 quinquiesdecies,6° Welzijnswet
[9] Art. 32,6° quinquiesdecies
[10] Art. 32 sexies Welzijnswet
Art. I.3-57 Codex en art. 32 sexies Welzijnswet
[11] (Omzendbrief van 6 juni 2003, B.S. 1 juli 2003, hoofdstuk 1, punt nr. 3.4.)
[12] Een goede samenvatting van de regels en praktijktoepassing is te vinden in het vonnis van de Arbeidsrechtbank te Brussel van 12 februari 2012 ( 12/607/A www.juridat.be)
[13] . (Wetsontwerp tot aanvulling van de wet van 4 augustus 1996, Parl. St. 53-3101, 36)
