Beroepsgeheim, discretie en vertrouwelijkheid in HR en preventie: kleine nuances, grote gevolgen

Auteur(s): Annick Alders – Cautius

Op de werkvloer bruist het van vertrouwelijke informatie én gesprekken daarover. Toch gaan we er al te vaak van uit dat dit gebeurt in een sfeer van vertrouwelijkheid en discretie. Maar is dat eigenlijk wel zo? De nuanceverschillen tussen beroepsgeheim, discretie en vertrouwelijkheid lijken op het eerste zicht klein, maar de gevolgen ervan zijn dat allerminst. De grens tussen wat gedeeld mag of zelf moet worden en wat strikt vertrouwelijk moet blijven, lijkt niet altijd glashelder. In dit artikel gaan we in op deze nuanceverschillen en proberen we dit concreet toe te passen op een HR- en welzijnscontext onder het motto: bezint eer ge begint.

Beroepsgeheim

1. Wat is het?

Het beroepsgeheim impliceert een strikt verbod om alle geheimen die aan een welbepaalde categorie personen werden toevertrouwd uit hoofde van hun staat of hoedanigheid bekend te maken. Art. 458 Strafwetboek regelt dit beroepsgeheim, bepaalt de mogelijke uitzonderingen erop en voorziet een gevangenisstraf en geldboete bij inbreuken erop.

Degene die gehouden is tot het beroepsgeheim en die kennis krijgt van een geheim, moet dat geheim bewaren ten opzichte van iedereen. Dit geheim, toevertrouwd aan een persoon enkel en alleen omwille van diens functie, is het juridisch gedefinieerde beroepsgeheim. Het geldt onder meer voor artsen, advocaten en accountants.

Ook op de werkvloer berust het beroepsgeheim op de noodzaak om aan de werknemer te garanderen dat wat hij vertelt aan bepaalde personen, niet zal worden verder verteld aan de werkgever of andere personen. Of deze informatie ‘banaal’ is of niet, is niet relevant: alleen de perceptie van de werknemer hierbij is doorslaggevend[1]

Omgekeerd zorgt het beroepsgeheim er ook voor dat sommige functies daadwerkelijk kunnen uitgeoefend worden. Als er geen op geheimhouding gebaseerde vertrouwensband kan opgebouwd worden, zal bijvoorbeeld de vertrouwenspersoon, preventieadviseur psychosociale aspecten (hierna “PAPSY”) of arbeidsarts geen kennis krijgen van – soms belastende – feiten en heeft een bemiddelings- verzoenings- of andere interventiepoging geen enkel doel of nut.

• Voor wie geldt het beroepsgeheim?

Dit beroepsgeheim geldt niet voor iedereen. Enkel degene aan wie de wet uitdrukkelijk deze verplichting oplegt, is gehouden tot zwijgen en kan dus ook een straf oplopen bij een inbreuk hierop. Zonder specifieke wet, dus geen toepassing van de Strafwet en dus geen beroepsgeheim.

Dit vormt een logisch gevolg van het basisrecht dat bepaalt dat niemand gestraft kan worden voor een handeling die niet in een wettekst is opgenomen en waarbij die wettekst ook de straf bepaalt. Iedereen in onze rechtstaat moet immers vooraf met zekerheid kunnen weten of zijn gedrag al dan niet toegelaten is door de wet en welk risico op straf hij loopt bij een inbreuk erop. Dit wordt het legaliteitsbeginsel genoemd.

Op het terrein van welzijn op het werk zijn enkel de arbeidsarts, de vertrouwenspersoon en de PAPSY gehouden tot het beroepsgeheim. De preventieadviseur en de HR-professional zijn dat dus niet.

• Wat zijn de gevolgen bij schending?

Schending van het beroepsgeheim wordt gestraft met een gevangenisstraf van één tot drie jaar  en een geldboete van 800 euro tot 8000 euro of met één van die straffen alleen. Opzet wordt niet vereist. Om welke reden het beroepsgeheim ook geschonden wordt, eens de wet overtreden, kan de dader van het misdrijf gestraft worden.

• Welke uitzonderingen bestaan er op het beroepsgeheim?

De welzijnswet bepaalt gelukkig heel wat uitzonderingen op de strikte geheimhoudingsplicht. Een absoluut beroepsgeheim zou immers de functie van de vertrouwenspersoon, PAPSY en arbeidsarts degraderen tot deze van biechtvader, waarbij enkel de absolutie kan volgen, maar elke welzijnswinst uitblijft. Zo bestaat er een mogelijkheid om toch geheimen kenbaar te maken bij een getuigenis in rechte.

Ook bevat de welzijnswet een aantal regels over het delen van informatie tussen PAPSY en vertrouwenspersoon.  De PAPSY en de vertrouwenspersoon delen vooreerst alle informatie die nodig is voor het vervullen van hun eigen opdracht. Daarnaast delen de PAPSY en de vertrouwenspersoon ook alle informatie die pertinent is voor het goede verloop van de informele psychosociale interventie. Zij delen dit onder elkaar, maar ook met iedereen die deelneemt aan een bemiddeling of verzoeningspoging. Dit is logisch. Deze interventie is immers gericht op verzoening. Verzoening impliceert communicatie. Communicatie vereist op haar beurt informatie van beide kanten over de aard van het ervaren probleem. Het is dus aan de vertrouwenspersoon of PAPSY om af te wegen welke informatie er wordt meegedeeld en welke niet. Als de informatie niet kan dienen voor de verzoening of bemiddeling, mag ze niet meegedeeld worden. Als ze bovendien niet pertinent is, mag dit ook niet.

Daarnaast kunnen zowel de PAPSY als de vertrouwenspersoon informatie delen met de Arbeidsarts. Dit mag wel enkel met toestemming van degene die het geheim toevertrouwde en blijft bovendien beperkt tot de informatie die noodzakelijk is om de arbeidsarts in de mogelijkheid te stellen om geschikte maatregelen te nemen en vice versa.

In sommige gevallen bestaat er geen keuze om informatie te delen, doen moet het gewoon. De zogenaamde noodtoestand  doet zich voor wanneer dit absoluut noodzakelijk is voor het afwenden van een onmiddellijk dreigend gevaar voor de aantasting van de fysieke integriteit van de melder, maar ook van derden.

Vertrouwelijkheid, discretie en geheimhouding

Naast de  vertrouwenspersoon, arbeidsarts en PAPSY zijn er nog heel wat andere actoren betrokken bij welzijn op het werk. Om de preventieadviseur en HR-medewerkers niet te noemen. Zij zijn niet gehouden tot het beroepsgeheim, maar dit betekent uiteraard niet dat zij alle informatie die zij in de uitoefening van hun taak vernemen ongestoord kunnen delen met anderen. We onderscheiden verschillende verplichtingen:

1. Geheimhoudingsverplichting

Voor iedereen die verbonden is door een arbeidsovereenkomst geldt een formeel verbod om tijdens de duur en na afloop van de arbeidsovereenkomst fabrieksgeheimen, zakengeheimen, maar ook geheimen in verband met persoonlijke of vertrouwelijke aangelegenheden waarvan hij kennis krijgt tijdens de uitvoering van werk bekend te maken, mee te delen, te  gebruiken of openbaar te maken.

Fabrieksgeheimen bevatten informatie van technische aard  over het  productieproces. Te denken valt aan fabricageprocedés, prototypes of recepten van voedingswaren. Het is niet ondenkbaar dat bijvoorbeeld de preventieadviseur hiervan kennis krijgt in het kader van een risicoanalyse.

Commerciële informatie en zakelijke knowhow die de werkgever een concurrentievoordeel verschaffen, behoren tot de zakengeheimen. Voorbeelden daarvan zijn klantenlijsten en prijsbeleid, maar ook reorganisatie-, herstructurerings- of uitbreidingsplannen. Ook dit soort informatie komt mogelijk ter kennis van de preventieadviseur. Denk maar aan de plannen voor een nieuwe site, opstart van een nieuw productieproces of de geplande uitbreiding van de activiteit die tot nieuwe risico’s leidt.

De ruimste categorie is ongetwijfeld deze van de persoonlijke en vertrouwelijke informatie. Deze omvat immers alle vertrouwelijke informatie waarvan de werknemer kennis kan hebben in de uitoefening van zijn beroepsarbeid.  De informatie kan betrekking hebben op de werkgever of werknemers, zoals informatie omtrent de gezondheid of het privéleven van die laatsten. Het is vrij evident dat verschillende actoren binnen de onderneming hierover informatie bezitten, zoals HR- en welzijnsmedewerkers.

• Discretieverplichting

Daarnaast blijft ook de algemene verplichting om overeenkomsten ter goeder trouw uit te voeren en dus loyaal te zijn aan de werkgever van belang. De algemene discretieplicht die hieruit voortvloeit is ruimer dan het toepassingsgebied van art. 17,3° van de Arbeidsovereenkomstenwet. Dit betekent dat discretie ook geboden is met betrekking tot gegevens die niet strikt onder de definitie van de arbeidsovereenkomstenwet vallen.

• Vertrouwelijkheidsbeding

De specifieke en globale discretieverplichting uit respectievelijk de arbeidsovereenkomstenwet en het burgerlijk wetboek kan verder gespecifieerd worden in een vertrouwelijkheids- en/of discretiebeding  in de arbeidsovereenkomst.

• Voor wie geldt het?

Iedereen die verbonden is door een arbeidsovereenkomst.  Dus ook de preventieadviseur, zowel intern als in dienst bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Maar ook HR-medewerkers kennen een al dan niet strenge vorm van discretieverplichting

Voor ambtenaren geldt overigens een gelijkaardige discretieverplichting in de vorm van de zogenaamd ambtelijke discretieplicht of het ambtsgeheim. De regelgeving hierover is erg verspreid en afhankelijk van het specifiek statuut van de ambtenaar.

• Wat zijn de gevolgen bij een schending?

Met uitzondering van de regeling over de fabrieksgeheimen, leiden inbreuken op art. 17,3° van de Arbeidsovereenkomstenwet, art. 5.73 BW en/of de specifieke confidentialiteitsbedingen niet tot geldboete en/of gevangenisstraf. Ze kunnen weliswaar evengoed gesanctioneerd worden. Denk hierbij aan een vordering tot schadevergoeding, tuchtsanctie of ontslag om dringende reden.

• “Spreekplicht” binnen de onderneming

De werknemer of ambtenaar die verbonden is met een arbeidsovereenkomst moet deze overeenkomst zo loyaal mogelijk uitvoeren, dat las u hierboven al. Dat impliceert niet enkel de plicht tot discretie – vooral in de  verhouding met derden- maar meteen ook de plicht om informatie te delen met de werkgever. Als de HR-dienst of preventieadviseur kennis krijgt van situaties of feiten die tot een ingreep nopen, op welk vlak dan ook, zou het deloyaal zijn deze informatie achter te houden.

De discretie- en geheimhoudingsverplichting  heeft vooral haar belang in de verhouding met derden buiten de onderneming, maar niet noodzakelijk binnen de onderneming zelf. Daarbinnen geldt – kort door de bocht – eerder een spreekverplichting – aan wie het behoort, door wie het behoort.

Tot slot: weet met wie u praat

Delen van informatie , zelfs vertrouwelijk van aard, bevindt zich dikwijls op een snijpunt tussen verplichting en verbod. Kennis van nuanceverschillen tussen beroepsgeheim, discretie- en geheimhoudingsverplichting vormt het beste vaccin tegen een ongewilde uitbraak van kennis en geheimen. Better safe than sorry, maar dat las u al.

Ook gepubliceerd in uitgebreider versie in Sociale Wegwijzer bij Kluwer.